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如何写好一封电子邮件

来源:博天堂官网 | 时间:2018-12-04

  写作业和电子邮件。今天就大家分享一下如何写电子邮件,希望对大家有所帮助。

  在美国读书的时候刚考完试,室友觉得自己可能没考好,想和老师求个情通融一下。她的套路是一开始就夸自己多么喜欢这个专业这门课,老师讲地多好,但是自己由于语言和专业知识的障碍,尽管自己很努力但是还觉得有些吃力…...

  想要避免这种尴尬,我们要注意写英文电子邮件的套路:先表明身份,然后直接说明来意,这时候最常用到的表达是 Im writing to...

  比如 Justin 老师在研究雅思真题时,给雅思官方写了封信,第一段这样写:

  正文40个字说了三件事:我是谁,为什么给你写信,如果我找错人了你能不能告诉我该找谁。

  同时我们也顺便学习如何写称呼语。Justin 的邮件中,由于不不知道收件人是谁,于是用了 Dear Sir/Madam(也可以用 Dear Sir or Madam),也可以用To Whom It May Concern。如果知道收件人是谁,在不是特别正式的邮件中,我们一般可以说 Hi/Hello+姓名,简单直接;如果场合比较正式,为表对方尊重一般用 Dear+姓名。

  Dont bury the lead,不要卖关子。写邮件,一定要有预判的意识,自己想得周到点,交流起来会悦己悦人。在写书信的时候,我们的主要目的是让对方理解我们的意思并予以回应,没有必要过分推敲用词把邮件写得像散文诗,要敢于使用简单句。可以追求句式变化,但不要炫技用晦涩的词。

  33 个字表明了“恭喜你被录取了,我们写信是想问问你来不来”。简单清楚,痛快!

  在第一部分中我们已经说明了来意,接下来我们可以把要沟通的问题说的更具体,清楚地告知对方你想做什么。例如 Justin 给雅思官方的邮件中,第二段这样写:

  写邮件不需要讲究什么文采,能让对方快速了解到你的需求即可,不需要过多讲究用词和句式变化。

  想清楚了自己诉求是什么,但是不知道如何用英文清楚的表达的话,可以通过 Google 搜索一下如何描述自己的诉求。绝大多数情况下,你遇到的问题别人也遇到过的,比如想要退货、预约、申请这样的话题,网上有许多范文,我们按需修改一下即可使用。

  除此之外,我们还要注意对写作语气的把握。给朋友写邮件和给老师写,语言和格式上会有不同,朋友之间就随意了很多,而对老师要表现出足够的尊重。如何对不同的人说不同的话呢?

  我们可以找一些“模版”来套用。Google 一下就有好多,很多大学也都会给出写作指南,都很靠谱。自己动手整理一下,掌握一些常见的套路,通过长期积累,增加表达的多样性。

  再次强烈安利普渡大学的 Online Writing Lab,里面有大量的书信写作指南:

  11 月的社群会员训练营中,我们讲到了邮件写作的原则和方法,有兴趣的朋友可以点击阅读原文,从会员复盘文章中学学如何写好一封电子邮件。

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